Karta płatnicza akceptowana w układzie zamkniętym. Jest używana wyłącznie do płatności za towary lub usługi dostępne w ramach oferty wybranego merchanta, w tym jego sieci sprzedaży składającej się z większej liczby punktów handlowych. Zgodnie z nazwą, na karcie znajduje się logotyp identyfikujący merchanta. Inne określenia karty private label to white label card lub store card.
Private label to karta działająca wyłącznie w zakresie infrastruktury płatniczej danego merchanta. Płatności mogą być realizowane w oparciu o dwie metody. W pierwszym możliwym rozwiązaniu merchant korzysta z własnego zaplecza do akceptacji płatności kartami private label, w tym urządzeń oraz systemu rozliczeniowego. Wdrożenie tej metody wymaga nakładów finansowych i znalezienia odpowiednich pośredników, którzy dostarczą know-how. Merchant z niezależną infrastrukturą nie ponosi kosztów procesowania poszczególnych transakcji. Rozwiązanie to wymaga dodatkowych działań do podjęcia przez merchanta. Dla przykładu będzie to zakup lub dzierżawa dedykowanych urządzeń, za pomocą których możliwa jest akceptacja płatności; zatrudnienie pracowników do obsługi rozliczeń oraz opłata licencji dla dostawcy oprogramowania, co dodatkowo zwiększa łączny koszt wdrożenia płatności.
Drugim i jednocześnie najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest implementacja płatności kartą private label w oparciu o istniejącą infrastrukturę płatniczą. Taka metoda eliminuje potrzebę utrzymania odrębnego zaplecza terminalowego. Warto dodać, że pomimo wykorzystania terminali płatniczych, które służą do przyjmowania regularnych transakcji kartami płatniczymi, karty private label nadal będą działać w tzw. układzie zamkniętym. Karty private label oparte na tym rozwiązaniu posiadają wszystkie niezbędne elementy karty płatniczej, w szczególności numer PAN, nazwę posiadacza / użytkownika w przypadku kart imiennych oraz datę ważności karty. W zależności od warunków umowy pomiędzy merchantem, a dostawcą usługi, transakcja może odbywać się za pomocą mikroprocesora umieszczonego w karcie zgodnego ze specyfikacją EMV® (do płatności stykowych lub bezstykowych), bądź w oparciu o pasek magnetyczny.
W każdym z przedstawionych rozwiązań kwestie obiegu pieniędzy nie są regulowane szczegółowymi przepisami prawa, ponieważ obrót odbywa się w środowisku zamkniętym. Ryzyko włączenia do obiegu pieniędzy z nielegalnych źródeł jest niewielkie, ponieważ karty private label nie służą do przechowywania znacznych kwot, a jedynie do zakupu towarów lub usług oferowanych przez wybranego merchanta. Pośrednik w postaci agenta rozliczeniowego jest wyłączony z procesowania transakcji z użyciem kart private label. Ponadto merchant może zrezygnować ze współpracy z bankiem przy wydawaniu kart private label, o ile korzysta z własnej infrastruktury. W takim układzie merchant jest zarówno wydawcą jak i agentem rozliczeniowym. Zazwyczaj jednak merchant wykorzystuje infrastrukturę otrzymaną od agenta rozliczeniowego do akceptacji kart private label. W związku z tym niezbędna jest współpraca z bankiem, który dostarczy odpowiednie karty obsługiwane przez terminal płatniczy wykorzystując specyfikację EMV® lub pasek magnetyczny, przy jednoczesnym zachowaniu niezbędnego poziom bezpieczeństwa. Z kolei agent rozliczeniowy udostępni swoje terminale płatnicze w celu instalacji odpowiedniej aplikacji, aby umożliwić rozpoznanie kart private label oraz procesowanie tego typu kart w układzie zamkniętym. Agent rozliczeniowy w swoim portfolio świadczonych usług może posiadać własne rozwiązanie oparte na akceptacji kart private label.
Karty private label są najczęściej stosowane w sieciach sprzedaży przez merchanta operującego dużą liczbą punktów handlowych. W zależności od wdrożenia i usługodawcy, karty mogą posiadać również oznaczenie organizacji płatniczej w postaci logo lub informacji tekstowej. Warto mieć na uwadze, że pomimo widocznej nazwy organizacji płatniczej, która dostarcza specyfikację techniczną, transakcje kartami private label nadal odbywają się w schemacie zamkniętym. Stosowna informacja na ten temat powinna znajdować się na karcie płatniczej. Przykład informacji zawartej łącznie na karcie private label wydanej w Polsce: „Powered by Mastercard”, „Karta do wykorzystania tylko na terenie sklepu A”. Ponadto na karcie może znaleźć się informacja w jaki sposób sprawdzić dostępne saldo. Zazwyczaj będzie to link do strony internetowej, gdzie z kolei znajduje się więcej informacji na temat dostawcy usługi: „Karty są wydawane przez bank B zgodnie z licencją Mastercard International Inc. Karty działają w ograniczonej sieci i nie są regulowane w ramach przepisów o pieniądzu elektronicznym”.
Inaczej ujmując, karta private label wykorzystuje sposób procesowania transakcji znany z kart płatniczych bez ograniczania do konkretnego sprzedawcy. Terminal płatniczy, na którym akceptowana jest transakcja kartą private label komunikuje się z systemem organizacji płatniczej w celu sfinalizowania transakcji, jednak wymiana informacji odbywa się inną ścieżką, niż ma to miejsce w schemacie otwartym. W efekcie naliczanie opłat merchanta nie jest tożsame z metodą stosowaną systemie otwartym. Oplata interchange w przypadku kart private label nie ma zastosowania. Stawki za transakcje są negocjowane w umowie pomiędzy merchantem, a dostawcą usługi płatności omawianymi kartami.
Głównym celem wdrożenia kart private label przez merchanta jest promocja działalności, budowanie formy lojalności wśród klientów oraz redukcja kosztów związanych z procesowaniem transakcji zainicjowanej przez użytkownika karty private label. Posiadanie karty z nazwa merchanta w portfelu jego stałych klientów może wpłynąć pozytywnie na promocję marki jako forma reklamy. Ze względu na sposób rozliczania transakcji najczęściej wydawane karty private label to karty przedpłacone. Co więcej, karty private label mogą występować także w formie kart debetowych lub kredytowych z niewielkim limitem kredytowym i jest to wówczas tzw. karta PLCC (ang. Private Label Credit Card). Klienci posiadający karty private label to zazwyczaj stali odbiorcy towarów lub usług oferowanych przez merchanta. Przywiązanie do marki wzrasta, jeżeli istnieje możliwość wydania kart private label dla tego grona klientów. Kolejną zaletą oferowania tego rodzaju kart jest możliwość zminimalizowania kosztów, z jakimi wiąże się procesowanie transakcji. Merchant ponosi mniejsze opłaty za transakcje kartami private label niż w przypadku opłaty interchange obecnej w schemacie otwartym. Dzięki redukcji kosztów, merchant może zaoferować zwrot środków za zakupy (ang. cashback) lub inne formy programu partnerskiego dla klientów posiadających karty private label. Merchant operujący kartami private label zyskuje dodatkową korzyść w postaci danych statystycznych zebranych na podstawie informacji o dokonanych zakupach w swoich punktach handlowych. Analiza pozyskanych danych może wpłynąć na lepsze dopasowanie oferty handlowej.
Warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden aspekt funkcjonowania kart private label, a mianowicie regulacje organizacji płatniczych, w szczególności te dotyczące procesowania transakcji i ewentualnych reklamacji. W przypadku kart private label instytucja chargeback nie ma zastosowania. W zamian merchant określa sposób rozpatrywania reklamacji. Zgłoszone reklamacje są rozstrzygane przez merchanta lub usługodawcę płatności kartami private label, z którym ten merchant współpracuje. Warto przytoczyć fragment z dokumentacji Visa w tym zakresie (Visa Private Label Service), w którym zawarto następujący komentarz: „(…) zasady Visa, promocje oraz środki zaradcze nie mają zastosowania do transakcji private label. Skontaktuj się z przedstawicielem handlowym merchanta lub wydawcą w celu uzyskania szczegółowych informacji Visa Private Label Guidelines, które mają zastosowanie” (w sekcji: Select the transaction and processing options that are right for you).