Karta płatnicza przekazana dla pracownika przez pracodawcę na podstawie umowy tego pracodawcy z bankiem, który wydaje karty i zapewnia obsługę techniczną. Zazwyczaj karta payroll służy do wypłaty wynagrodzenia dla pracowników, którzy nie posiadają własnego rachunku bankowego lub nie są pełnoetatowymi pracownikami. Przyczyny korzystania z karty payroll przez pracodawcę mogą być także inne, niż wypłata wynagrodzenia i w dużej mierze uzależnione są od polityki obowiązującej w danej firmie. Dla przykładu pracodawca może wdrożyć karty payroll dla wszystkich pracowników i przekazywać jedynie dodatkowe środki pieniężna, takie jak benefity. Ten rodzaj kart płatniczych jest powszechnie stosowany szczególnie na rynku amerykańskim.
Ze względu na sposób rozliczenia transakcji, karta payroll to zazwyczaj karta przedpłacona do ponownego załadowania lub debetowa i może być wydana dla każdego pracownika. Bank nie sprawdza kredytu limitowego lub obciążeniowego pracownika, ponieważ z reguły karty payroll pozwalają na wydatki w granicach dostępnego salda.
Jedynie pracodawca jest uprawniony do dokonania depozytu środków na karcie payroll w ustalonym dniu wypłaty, jednakże o ostatecznym kształcie funkcjonowania karty payroll decyduje umowa zawarta pomiędzy pracodawcą a bankiem na obsługę tego typu kart płatniczych. Z kolei pracownik (użytkownik karty) może posługiwać się kartą payroll w punktach sprzedaży, zarówno stacjonarnych jak i internetowych. Poza dokonywaniem płatności bezgotówkowych, karta payroll umożliwia wypłatę zgromadzonych środków w bankomacie, zapłatę rachunków online, a czasami także możliwość wykonania przelewu przez pracownika (dla kart payroll debetowych).
Podsumowując, karta payroll jest wydawana przez bank i przekazywana dla pracownika przez pracodawcę w celu wypłaty wynagrodzenia lub wsparcia w formie benefitu. Środki zgromadzone na karcie są do dyspozycji pracownika na jego prywatne cele, niezwiązane z działalnością zawodową. Szczegóły działanie kart payroll, w tym zakres ich funkcjonalność jest określony w umowie pomiędzy pracodawcą a bankiem, który wydaje karty i zapewnia zaplecze techniczne do ich obsługi. W Polsce ten typ kart płatniczych nie jest powszechnie stosowany do przekazywania wynagrodzenia. Rodzimym odpowiednikiem karty payroll może być karta przedpłacona (bez możliwości ponownego załadowania środków) wydana przez pracodawcę, na której znajdują się środki przekazane w ramach nagrody dla pracownika lub innej formy benefitu.