W ujęciu szerokim transakcja bezgotówkowa, to umowa zawarta pomiędzy dwiema stronami w formie pisemnej, ustnej, elektronicznej lub innej formie szczególnej, której realizacja wiąże się z obowiązkiem zapłaty jednej ze stron na rzecz drugiej w postaci innej niż znaki pieniężne (monety lub banknoty).
Transakcja bezgotówkowa jest realizowana pomiędzy stronami umowy, którymi mogą być osoby prawne, osoby fizyczne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej (lecz posiadające zdolność prawną), bądź w układzie mieszanym (np. osoba fizyczna a osoba prawna). W ograniczonym zakresie, także osoba fizyczna posiadająca niepełną zdolność do czynności prawnych, może być także stroną umowy, której realizacja wymaga przeprowadzania transakcji bezgotówkowej. Taka umowa powinna dotyczyć drobnych bieżących spraw życia codziennego (np. zapłata kartą prepaid za książkę w księgarni przez małoletniego, który ukończył 13 lat). Warunkiem niezbędnym do zainicjowania transakcji bezgotówkowej jest umowa, której charakter kształtują strony umowy z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa. W wyniku dokonania transakcji bezgotówkowej następuje realizacja umowy. Oznacza to, że spełnione zostają warunki zawartej umowy, a w efekcie dochodzi do wydania rzeczy lub świadczenia usługi będących przedmiotem umowy.
Przez transakcję bezgotówkową można rozumieć każdą formę zapłaty polegającą na użyciu środków pieniężnych lub innych dóbr niebędących znakami pieniężnymi (monety lub banknoty). Przykładem zapłaty środkiem płatniczym innym niż znak pieniężny jest użycie np. aktywów zgromadzonych na rachunku bankowym lub papierów wartościowych. Z kolei przykładem zapłaty w postaci wydania innej rzeczy lub usługi niebędącej przedmiotem umowy jest umowa barterowa, której realizacja może być uznana za transakcję bezgotówkową.
W ujęciu wąskim, transakcja bezgotówkowa oznacza formę rozliczenia pieniężnego, polegającą na transferze środków pieniężnych innych niż znaki pieniężne, z jednego rachunku bankowego na drugi. Rozliczenie odbywa się jako zapis na rachunku dokonującego zapłaty, jak i otrzymującego zapłatę, który odpowiednio pomniejsza lub powiększa liczbę zgromadzonych aktywów w wyniku przeprowadzenia transakcji bezgotówkowej. W kontekście elektronicznego obrotu bezgotówkowego, transakcja bezgotówkowa jest możliwa wyłącznie w przypadku, gdy każda ze stron umowy posiada rachunek bankowy, na którym znajdują się niezbędne zapisy pozwalające na zrealizowanie transakcji bezgotówkowej.
Tak rozumiane pojęcie transakcji bezgotówkowej określa płacącego mianem płatnika, natomiast otrzymującego zapłatę – beneficjenta. Poza wspomnianymi stronami umowy, swój udział w realizacji transakcji bezgotówkowej biorą również pośrednicy. W zależności od typu transakcji najczęściej pośrednikami są banki, izba rozliczeniowa, a także agent rozliczeniowy i organizacje kartowe (jeżeli transakcja bezgotówkowa to transakcja przeprowadzona kartą płatniczą) oraz inne podmioty. Wspomniani pośrednicy odpowiadają za prowadzenie rachunków bankowych w imieniu stron umowy, a także zapewniają zaplecze techniczne niezbędne do realizacji transakcji bezgotówkowej na każdym jej etapie. Podmioty te zapewniają prawidłowe działanie całego systemu bezgotówkowego, funkcjonowanie schematów rozliczenia pieniężnego oraz dbają o prawidłowość cyklu rozliczeniowego. Razem tworzą obrót bezgotówkowy, w którym transakcja bezgotówkowa stanowi jest podstawowy element.
Przykładami transakcji bezgotówkowej jest płatność z użyciem polecenia przelewu, polecenia zapłaty, karty płatniczej, czeku rozrachunkowego, zlecenia stałego, a także mobilnych formy płatności bezgotówkowych.